對制造型企業來說我們可以清晰看出制造型企業的共性、組織龐大，人員復雜。要實現數字化轉型，面臨著比其它企業更多的困難，更要專項專治，著力突破。

合同檔案管理存在的問題

1、合同檔案收集的時效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個單元或各個部門的特性，檔案管理員在收集檔案資料時往往需要經過繁瑣的溝通與協調，容易造成檔案無法快速進行組織、分類、歸檔、查詢的弊端，失去檔案管理當中非常重要的時效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業集研發、生產、銷售等多個環節。為便于協作，在工作開展之初，往往會將企業切分成比較小的協作單元，每一協作單元基本都會產生與其工作相關的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過程當中，容易丟失，從而造成制造型企業檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業人員眾多，自然人員流動性也大。隨著員工的離職或調崗，保存在其電腦上的資料，若沒有妥善處理，也會相應地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業檔案管理工作中，往往因為公司產品種類多且文件、資料類型各異，檔案管理工作者工作量非常大，無暇顧及檔案的分類存儲與集中管理，直接降低檔案的搜索和利用效果，不能第一時間為需要檔案的人員提供服務。

此外，基于其人員復雜的特性，如果整個文件、資料、檔案管理系統沒有安全保障機制，也容易出現公司機密被竊取的現象。
檔案完整性缺失、檔案收集時效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患，這4個，長久以來，一直困擾著制造型企業檔案管理員。

國內開始出現檔案管理系統，到現在的檔案數字化管理，檔案人經過漫長鉆研與場景實踐，已經能夠初步解決以上4個問題。

就共好而言，針對檔案完整性問題，就有了多人管檔、細粒化權限管檔、檔案相關性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

2、規范企業合同檔案科學管理

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用。

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定、當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作

4、 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

企業的經營活動離不開合同，合同的簽訂離不開評審，拋開評審談合同管理將顯得底氣不足。在企業內部，一條評審流程的存在是不同部門、業務單元協作共同完成一件事情的過程體現。
從評審流程的發起者開始，隨著流程的流轉，進步哦不通的階段涉及不同的人員，共同把關業務的質量，流程是業務訴求和管理需要的共同提現。合同評審流程是企業內部流程的一部分，又不同干其他的評審流程。

二、合同評審內容

合同評審流程中評審的核心內容肯定是合同。評審人進行評審，主要會涉及到的信息如下：

1.合同描述

對合同進行簡單的描述，即該合同因何而簽訂，大概約定了什么東西。

2.簽約方

合同是和誰簽訂，每個簽約方的角色：甲方、乙方；甚至可能有丙方

3.采購信息

合同金額以及收付款明細信息。收付款合同有財務信息，其他的則不用填寫。

4.其他信息

比如，付款方式、合同的分數、簽訂日期、蓋章日期等等。

很多企業是：將合同數據手動錄入到評審系統中，直接走線上合同流程評，之后線下附件打印，保存存檔

三、合同評審機制

合同評審的機制由業務管理要求決定，主要有：不同的合同類型由不同人員評審；合同金額的分級評審。在合同管理中，基于業務，從不同的視角，合同可以分成不同的類型。

四、合同評審步驟

一個合同從草稿擬定到定稿定義其為過程，在這個過程中，不同的人員會有不同的意見，根據這些意見進行草稿調整，最終形成合同的定稿。合同的定稿定義其為結果，評審過程和評審結果的評審步驟會稍有差異。

1.評審過程的合同評審步驟

合同從擬定到定稿，是需要不同的業務部門一同會簽，所以該步驟的第一段為：草稿會簽階段，可能需要反復修，。當合同定稿以后，走正常的合同評審流程：第二階段為：合同評審階段，在這個階段中，修改也會有，但是會比較少。

這里需要注意：在合同草稿會簽階段，合同退回可以直接到申請人，在合同評審階段，則不能直接退到申請人節點，要退回到確認節點，不然又要重新走會簽，

2.評審結果的合同評審步驟

合同評審結果即就是評審已經定稿的合同內容，從起草到定稿的過程則放在線下或者有另外的流程。

當合同定稿以后，申請人發起合同評審申請，先由業務部門內部審核，審核完成以后分別經過財務、法務，然后經過管理層審核，最終歸檔，基礎流程如下：
合同評審過程基本都要經過業務部門、財務、法務、管理層、行政的評審節點，根據內部管理要求評審順序調整即可。

質保金這個詞一般出現在建筑行業，有時候在裝修工程的時候也會聽到，那么什么時候可以退還質保金，工程質保金的退還期限是多久?

《建設程質量保證金管理暫行辦法》第十條，缺陷責仟期內，承包人認真履行合同約定的責任，到期后，承包人向發包人申請飯還保證金。程質保金預備比例不高干結算總額的5%，也是出自《清理保證金通知》中的要求。《老辦法》并未強制件要求了程質保金的預留比例，是規定使用政府投資的建設項目按工程價款結算總額5%左右的比例預留保證金，社會投資項目可參照執行。實踐中雖然大部分工程項目的質保金的預留比例未超過5%，但對于一些新型或風險較大的項目，發包人還是會預留較大比例的工程質保金，作為其項目的風險控制措施。在當前競爭激烈的建筑施工行業，很多工程承包項目中承包人的凈利潤都達不到5%，預留過高的工程質保金無疑會讓承包人承受過大的資金壓力，并目，下程質保金本質上并不是保修費用，只早一種相保措施，為此，《辦法》在限制工程質保預留比例的同時，推行銀行保的制度，規定承包人可以銀行保函替代預留保證金，并規定保函金額不得高于工程價款結算總額的5%。此舉將大大減少施工企業的資金占用和現金流壓力，顯著減輕施工企業負擔。

工程質保金的返還可以在工程合同中約定，達到期限后一次性返還，也可以約定到一定期為時段，分期返還質量保證金一般是約定在工程款結算時扣留相應的比例與數額。缺陷責任期內，承包人認真履行合同約定的責任，到期后，承包人向發包人申請返還保證金。發包人在接到承包人返還保證金申請后，應于14日內會同承包人按照合同約定的內容進行核實。如無異議，發包人應當在核實后14日內將保證金飯還給承包人，逾期支付的，從逾期之日起，按照同期銀行貸款利率計付利息，并承擔違約責任。發包人在接到承包人返還保證金申請后14日內不予答復，經催告后14日內仍不予答復，視同認可承包人的返還保證金申請。

雖然頒發了嚴格的工程質量要求，但是相關單位還早要要采取一定的措施控制工程質量的好壞，所以發包方在答訂工程承包協議的時候都會對承包方要求一定的工程質保金，那么質保金是什么意思，工程質保金的比例是怎樣規定的?

項目工程質保金的那點事

工程質保金，早施工單位根據建設單位的要求，在建設工程承包合同答訂之前，預先交付給建設單位，用以保證施工質量的資金工程質量保修金一般不超過施工合同價款的3%。合同條款中對涉及質保金的下列事項最好事先進行約定，質保金預留比例，返還期限及方式:質保金是否計付利息，如計付利息，利息的計算方式:具體的保修范圍，缺陷責任期的期限及計算

《建設工程質量保證金管理暫行辦法》第二條:本辦法所稱建設工程質量保證金指發包人與承包人在建設工程承包合同中約定:
從應付的工程款中預留，用以保證承包人在缺陷責任期內對建設工程出現的缺陷進行維修的資金。

共好工程師淺談：

兩種情況，不得預留工程質量保證金

1）在工程項目竣工前，已經繳納履約保證金的，發包人不得同時預留工程質量保證金。

2）采用工程質量保證相保，工程質量保險等其他保證方式的，發句人不得再預留保證金

工程保修期:早指自工程竣丁驗收合格之日起，在正常使用各件下承包人對工程承相保修義務的最任期限，保修義務系承包人的法定義務最低保修期限不能因約定而縮短或排除。如果建設工程施工合同中約定的工程保修期限低干法定的最低期限，該約定無效。根據《建設工程質量管理條例》規定，屋面防水工程，有防水要求的衛生間，房間和外墻面的防滲漏，最低保修期限為5年。

合同糾紛需要怎樣處理？

合同糾紛的解決方式有哪些？

合同簽訂后，按昭合同管理制度，嚴格的按昭合同約定的條款執行展約責任，同時重要對合同進行跟進，記錄相應的條款執行情況，今天前跟共好合同小編一起來了解一下什么是合同文檔管理?如何進行合同文檔管理?

什么是合同文檔管理?

合同檔案管理是企業管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部，法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度，各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。

如何進行合同文檔管理?

1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號；

2、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單；

3、保存的合同文檔每半年潔理核對一次，如有遺失，捐毀，要查明原因，及時外理，并追究相關人員責任；

4、合同文檔的保存條件:防火，防潮；

5、合同文檔的借閱分享管理；

各分公司，各部門員工可在合同檔管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司，部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理細辦理相關借閱手續，以影機件借出，會同原件無特殊情況不得外借。

6、合同管理組應根據際要編制合同檔檢工且，以便有效地開展合同文檔的查詢利用工作；

7、必須專人負責管理企業的合同文檔；

對于合同的管理，很多公司都是用Excel表格來管理，合同數量少的情況下可以，如果合同量多，這樣就很容易出錯了。合同是企業的有效憑證，如果管理不到位，后果不堪設想。

總結：

共好合同小編想說，所以建議用合同管理軟件來管理，目前國內做得比較專業的共好合同管理系統，你可以試一下。其產品有如下模塊

合同管理包括了從合同洽談、草擬、簽署、歸檔、修改、補充等過程，是地企業在進行商業交易中的必要一環，企業雙方通過簽訂合同的形式，約束各自的責任和義務，使之具備法律效力。一旦產生糾紛，合同就是最直接，最有效的證據。因此，合同管理對于企業而喜非常重要若其中一個環節出現疏漏，都有可能造成合同作廢。

企業傳統的合同管理風險有哪些? 我們又該如何規避呢？

• 企業合同管理風險之一：合同文本不規范
  不少企業發生合同糾紛的源于是合同文本不規范，由于對合同管理不夠重視，在簽訂合同的過程中，使用未經審查的合同模板，同時雙方對于合同的內容條款，審核不細致，諸如關鍵條款缺失，表述不明、內容有歧義等問題頻出。因此，一旦后續發現合同文本不規范，導致的責任難界定，會帶來非常大的隱串。
• 企業合同管理風險之二：不簽訂正式合同
  一此企業因為異地答要不便以及合同審批冗長的原因，不大重視合同的答里，在不建立幫約關系的情況下講行交易合作，同時另有一此濟寧
  等地企業因為長久合作的關系，就給予對方足夠的信任，通過電話，交平臺等就進行交易。以上情況，一日一方無法履行約定，由干未簽訂合同，容易造成逃避責任的行為
• 企業合同管理風險之三：合同被篡改、合同信息泄露等情況
  紙質合同簽署形式一直以來都存在著被算改，假章，代簽冒答等問題，同時由干紙質合同歸檔，管理采用人工維護，也容易出現損壞，關失等隱患。因此，一旦企業相關人員在合同管理過程中監管不善，容易引發合同終止。
  那么如何規避以上風險呢?

隨著聯網的發展，信息化發展，合同平臺越來越善及，取代紙質合同成為心然趨墊，合同平臺簡單易用，安全可靠，有效解決了紙質合同管理過程中的問題，幫助濟中等地企業實現無紙化辦公，助力數字化轉型升級。

推薦：

共好合同平臺不受時間地域的限制，對于經常異地簽署的企業來說無疑是一大便利。企業可以登錄合同答約平臺Gungho進行合同輸入、合同評審、合同歸檔等操作

合同合規舉例：

合同條款第十二條、合規

12.1供應商應擁有、持有、或享有實施采購協議項下交易所需全部的資格或授權，包括但不限于許可、特許經營、特權、豁免、批準和以及來自中國政府的其他授權或許可。供應商未獲得或維持該資格或授權將被視為實質性違反采購協議。

12.2供應商在此聲明和保證，其已熟知（國內某大型國企）合規政策對商業伙伴及第三方的相關要求，其根據采購協議作出的所有行為和交易應完全符合適用法律及（國內某大型國企）合規政策的要求，包括但不限于競爭法、稅法、知識產權法、出口管制法律法規、個人信息保護、會計、賄賂、反腐敗、環保等法律及要求。供應商未遵守上述聲明和保證或相關要求應被視為實質性違反采購協議。

12.3在談判、續展或修訂采購協議以及在執行該協議過程中，供應商應向（國內某大型國企）披露存在或可能存在的任何實際或潛在利益沖突，包括但不限于供應商處于決策職位的職工以及其供應商分包商和代理商。

12.4供應商應允許（國內某大型國企）在其認為必要時，為保護其利益、保持關系的誠信度而開展對供應商的合規調查或合規審計

關于對合同中的合規要求分析如下

1、資質合規

在審閱合同當中，從這個條款的內容可以看到，比如在IT企業合作協議當中，關于資質要求，陳述與保證的內容一般是當事人有權去簽署這個協議，并且已經取得了履行相關的許可批準登記和授權。

這個例子是與取得的資質相關，對于資質的條款，我們認為可能并不一定能涵蓋服務方所有的陳述與保證的內容。

（1）所有資質的有效期，正常來說，我們可能會去要求所有的許可批準登記和授權，要在協議內的期間是持續有效的。

（2）要關注所有的平臺，這些合作方可能會有不同的平臺。

對于這些資質，可能不能在陳述與保證里面只是直接簡單地提到服務方應該取得相應許可，如果是雙方發生了糾紛，對于他是否取得或者應當取得什么樣的資質，其實我們有必要去了解。

如果在他能夠提供的情況下，也建議列入到合同當中，或者說是像營業執照一類的，像ICP證、IOT證這些互聯信息服務的資質，也可以作為合同的方式。

這里要特別強調一點，關于陳述與保證，整個時尚行業營銷行業涉及到的相對方、服務提供方以及提供的服務不一而足，各種類型對應的資質也很多。如果說因為合同相對方的資質有問題，從合同角度來說，可以去追究相關合同無效的救濟、賠償、違約；

但是從合規角度來說，針對第三方調查，特別是針對政府調查角度來說，如果是因為相對方的資質問題導致相關責任的話，時尚行業企業作為甲方可能直接因為接受過相關服務而被牽扯進去，甚至要作為一個擔責的主體，或者說執法的一個直接調查對象，目前時尚行業行業內的執法行動也傾向于找源頭、找商家、找廠家。

從這個角度看

（1）對于一個合同，必須完整，必須有針對性，必須巨細，必須詳細，而不是說簡單的一句話，“具有履行本合同的所有資質和相關的許可”等等，這類文字在特定的時尚行業營銷合同里面，我們認為是不足夠的。

（2）這些條款背后的潛臺詞，可能更需要在操作當中，對相對方的資質要有一個明確的控制和掌握，所以說對于這些條款，我們建議，包括許可批準登記和授權要在本協議的期間內是持續有效的，以及該方要有完全的公司權利和授權來簽訂這個協議，在項目當中實際提供服務或本協議相關的個人或者實體，應該要符合我國法律的相關規定，并且持續有效。

在這個當中，我們建議，可以把這些服裝品牌，包括第三方的平臺、實體機構，這些資質是放入到陳述與保證的資質當中。

2、不侵犯第三方權利合規
（1）不侵犯第三方權利這一內容，也需要結合服務內容的推廣形式來確定。比如在一個IT企業的合作協議當中，乙方陳述保證使用的所有材料、數據、文件信息，不侵犯第三方的權利。

（2）要明確這些推廣材料相關的知識產權歸屬。在合規條款當中，除了陳述與保證以外，特別涉及到跟時尚行業企業是否享有知識產權，通常我們也會單獨去設置一個知識產權的條款，對于知識產權的形成、歸屬，以及后續是否可以使用，進行整體的條款設計。

（3）對于侵犯第三方權益的損害承擔，我們建議在這個條款當中增加一個描述，如果是由于乙方所使用的這些材料數據、文件信息侵犯了第三方的權利，乙方應當賠償公司使其免受損害，并且為其辯護，該等表述通常在免責條款當中使用。

2、反商業賄賂合規

反商業賄賂條款的審閱，就是在履行本協議過程當中，不得以單位或者個人名義采用財務或者其他手段賄賂對方或者個人。除了此類比較傳統或者是基于法律條文的一種表述外，還應注意以下事項：

（1）對明確禁止的形式進行列舉。法律當中，對于通過何種方式實施商業賄賂是有一些規定的。

（2）要考慮需要遵守哪些反商業賄賂立法，實際上我們建議盡量直接放置在合同當中。

（3）我們建議在反商業賄賂合規條款中放置公司內部的合規政策并要求供應商去遵守。

3、業務合規

關于業務合規，要結合具體的營銷服務來確定。

（1）如果是涉及到學術推廣，就需要明確所開展的學術活動費用的用途以及支付形式。

關于合規條款的業務合規這塊，我們建議可以對費用的合理性和市場公允價值等進行約定，且在合同中要求不得用于其他用途。

（2）對于推廣行為可能存在的廣告風險，很多私企內部的營銷部門可能會關注到，相關營銷所使用的一些物料或者宣傳品的設計制作發布內容是否符合產品內容方面的要求。

（3）關于調查事件的通知和配合，這一點一般不會體現在營銷合同當中。鑒于時尚行業行業本身面臨的行業監管的情況。

所以，我們建議在時尚行業營銷合同中加入此類條款，比如由于營銷方乙方的上述行為導致了調查或者說處罰，乙方應當要在知曉相關調查之后通知公司，對于這些調查結果的負責或者責任承擔，我們也建議在合同當中直接作出約定。

4、個人信息保護合規

個人信息保護條款，在做主要營銷推廣服務的時代是比較少接觸的。在網安法以及個人信息安全規范等國標出臺之后，實際上這個條款逐漸是納入到基本上所有的合同模板使用當中。

很多合同可能會直接概括性的約定遵守網安法、網安數據保護、個人信息保護相關的法律規定，我們的建議有這么幾點。

（1）在個人信息保護的內容當中，把可能會涉及到的相關法律，以及涉及到的收集數據和推廣適用的范圍，放在信息保護條款當中。

（2）在時尚行業營銷領域可能還涉及收集到一些用戶數據，可能會涉及到服裝健康大數據相關內容，這個也可以把服裝健康大數據相關的規定，以及服裝健康大數據收集、保存使用共享等相關內容，放在相關服務協議的個人信息保護條款當中。

5、審計條款合規

審計條款，有的合同會比較簡單地約定，時尚行業企業對于供應商提供相關服務有審計的權利，供應商應當積極配合。

對于這樣的條款，我們是建議把相關的審計內容，包括有權審計，以及審計對象留存的期限，比如說相關的文件、財務記錄等等，還有費用承擔、審計的范圍，要在合同當中明確。

對于這個條款，我們修改的建議是，審計的權限如果是沒有約定的話，依據合同到底要在多長時間內擁有審計合同權利，以及乙方應當去保存這些審計記錄的期限，還有在審計當中應當怎樣去要求提供材料的范圍等等。

6、保密條款合規

關于保密條款，通常會忽視對于保密信息的定義及范圍。

（1）一般合同中都會約定對方或者雙方之間要有保密義務，關于保密信息的定義和范圍，我們建議通過列舉式的方法，把想要納入到保密信息，或者是需要對方履行保密義務的范圍列入進來。

（2）關于保密的期限，通常來說，保密義務可以跟對方協商或要求對方應該要在合同結束之后，或者保密信息喪失，或者通過公開方式可以了解到保密信息，這個保密義務才得以終止。

（3）對于保密信息的處理，雙方可能會互相去分享關于合同的保密信息，如果保密義務終止了，這個保密信息該如何處理？我們建議在合同當中加以約定。比如說保密信息的范圍，以及乙方還應當保證乙方相關的員工、分包商以及代理商遵守這些保密義務

合同管理軟件沒有所謂最好，只有最適合的。合同管理軟件一般都是管理軟件中的一個組成模塊，因此軟件功能覆蓋、流程設置、前后銜接等是否符合企業實際需求，顯得十分重要。購買之前最好先免費試用一下。在選擇的時候可以從以下這些方面做考慮

軟件開放性

即方便修改、增加模塊或功能，通過登陸公司門戶網及加載系統可隨時隨地使用該系統。為將來系統新增模塊預留接口

系統集成性

能夠與企業目前的現有Mis系統進行集成。

軟件的整合性

即合同管理信息系統內部應是互通、共享并能自動實現模塊與模塊、程序與程序間的相互轉化。系統內部分信息用戶根據權限實現共享。

系統涉及的全面性

即系統內的文件流轉功能、實時查詢功能、授權管理功能、數據庫功能、強制管理功能、提醒或警示功能、評級功能、自動生成合同文件或數據表功能、統計分析功能、信息發布功能、日志管理功能等等必須全面。

系統安全性

確保訪問與使用應是安全的，不被非授權人士訪問或使用。就算有授權也需要增加權限控制。對于需要進行有限訪問的外部人員可給予預設權限的帳號。

提醒的及時性

主要應通過系統的消息系統或手機微信、APP提醒等多種方式通知。

推薦

好合同合同管理系統側重合同、訂單和應收賬款管理，是一款專業的合同管理軟件，流程設置十分靈活，主要是好用，售后服務也不錯，性價比較高。

1、合同系統需要利用IT技術

合同采購需要可靠的信息來作為決定和開始供應商談判的基礎——關于供應商績效、產品使用、預測需求、浪費百分比、生產問題、銷售等等的信息。同樣，當生產、銷售和物流部門的同事向供應商下訂單時，他們需要查看合同信息，計算最佳訂單數量，獲得最佳折扣和回扣。這里沒有單一的解決方案，但一流的采購團隊經常用應用程序和分析工具來補充他們的核心ERP系統，以滿足他們的需求。當然，技術對那些需要出去投標的人也有幫助——在供應商和采購團隊之間設置一個電子屏障，直到合適的時間，這有助于提高投標過程的效率。

2、合同過程需要優化供應鏈溝通

無論是在業務內部還是供應鏈外部，采購部門應與物流、供應鏈經理、合同經理和其他員工緊密合作，旨在確保開放、及時的溝通。由于缺乏溝通，企業無法履行一份經過良好談判的合同的承諾。
在折扣交易中經常出現這種情況。采購談判的條款很好，但在采購更多存貨時，如果系統和流程不能提供這些條款的充分可見性，就可能會錯過退稅門檻。最終的結果是項目成本高于預期。答案是確保各方都了解所有協議的機制，以便充分發揮其潛力。

3、采購關注總擁有成本，而不僅僅是價格

一流的采購團隊真正關注的是總擁有成本——考慮存儲、處理和其他成本。他們與其他部門的同事一起工作，真正了解參數，并考慮庫存和其他成本，如何獲得經濟訂單數量EOQ。
供應商提供的一種原料的價格可能是你能得到的最低價格，但如果它比更“昂貴”的替代品需要更多的人工處理或存儲，它可能不是你所需要的低成本解決方案。

4、與戰略供應商結盟

這不僅僅是供應商關系管理。一流的采購團隊努力成為供應商用他們最好的想法來尋求的客戶。他們對供應商和供應商所在行業有內幕消息，因此他們提前了解即將上市的新產品。這些結盟，加上上面第1點和第2點，使得擁有一流采購團隊的企業領先于競爭對手。他們已經準備好利用新的創意，而他們的競爭對手正在尋找最好的前進道路。

5、與企業各個關聯部門合作

最佳采購團隊與其他部門的同事一起制定戰略性采購決策。負責購買工作服的人會詢問員工的意見。食品生產原料的采購人員與貨物、物流、運營、生產、食品技術人員和其他人員合作，確定原料的標準和數量，以及包裝、運輸和存儲方式——所有這些都影響成本。

6、定期協商

最佳采購實踐不會“失之交臂”。這些采購領導人不斷監控合同的履行情況和周圍世界的變化，進而發現重新談判的機會。出現以下情況，應審查和重新談判合同：

• -潛在的替代品變得可用
  -競爭對手推出新的設計
  -需求超出/低于最初的預測
  -供應商行業的創新
  -出現生產或物流問題
  -你所在行業的創新

根據一項研究，一流的公司每年續簽60%的合同，而其他公司通常只續簽一半。

7、最小化風險

根據業務的不同，利潤率和風險是企業領導最關注的兩個問題。傳統上，買家非常關注壓低成本以提高利潤率，但越來越多的企業被迫考慮每個決定所涉及的風險。關于合規、賄賂、可追溯性、健康與安全以及奴役的立法;綠色問題和社會責任都是影響管理層及其下屬的因素。供應鏈風險、交付可靠性和物流問題都會給企業帶來一定程度的風險。采購團隊必須掌握所有這些要素的知識，并對其進行管理，以減少業務風險。

總之：提高透明度和優化運營對此至關重要，是將采購工作流程數字化和自動化的明智之舉。Gungho合同系統可以嚴密跟蹤和管理整個采購流程，使其簡化和高效。借助該軟件，組織能夠縮短采購周期、加快合同采購審批、減少開支、利用采購分析數據做出明智的決策，并始終保持政策合規性