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傳統(tǒng)企業(yè)合同檔案如何管理存檔

傳統(tǒng)企業(yè)合同檔案如何管理存檔

對制造型企業(yè)來說我們可以清晰看出制造型企業(yè)的共性、組織龐大,人員復雜。要實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,面臨著比其它企業(yè)更多的困難,更要專項專治,著力突破。

合同檔案管理存在的問題

1、合同檔案收集的時效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個單元或各個部門的特性,檔案管理員在收集檔案資料時往往需要經(jīng)過繁瑣的溝通與協(xié)調(diào),容易造成檔案無法快速進行組織、分類、歸檔、查詢的弊端,失去檔案管理當中非常重要的時效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等多個環(huán)節(jié)。為便于協(xié)作,在工作開展之初,往往會將企業(yè)切分成比較小的協(xié)作單元,每一協(xié)作單元基本都會產(chǎn)生與其工作相關(guān)的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過程當中,容易丟失,從而造成制造型企業(yè)檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業(yè)人員眾多,自然人員流動性也大。隨著員工的離職或調(diào)崗,保存在其電腦上的資料,若沒有妥善處理,也會相應地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業(yè)檔案管理工作中,往往因為公司產(chǎn)品種類多且文件、資料類型各異,檔案管理工作者工作量非常大,無暇顧及檔案的分類存儲與集中管理,直接降低檔案的搜索和利用效果,不能第一時間為需要檔案的人員提供服務。

此外,基于其人員復雜的特性,如果整個文件、資料、檔案管理系統(tǒng)沒有安全保障機制,也容易出現(xiàn)公司機密被竊取的現(xiàn)象。
檔案完整性缺失、檔案收集時效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患,這4個,長久以來,一直困擾著制造型企業(yè)檔案管理員。

國內(nèi)開始出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng),到現(xiàn)在的檔案數(shù)字化管理,檔案人經(jīng)過漫長鉆研與場景實踐,已經(jīng)能夠初步解決以上4個問題。

就共好而言,針對檔案完整性問題,就有了多人管檔、細粒化權(quán)限管檔、檔案相關(guān)性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障,也是當事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定,需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則,構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系,提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等,以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理”的基本原則,把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道,實行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證,更是企業(yè)的寶貴財富,是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制,使合同檔案管理有章可循,有據(jù)可依,明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求,使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分,不斷完善規(guī)范。

2、規(guī)范企業(yè)合同檔案科學管理

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導大力支持時,檔案部門也要因地制宜采取有效措施,確保合同檔案的齊全完整規(guī)范,并能有效利用,使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中,若在發(fā)生事務糾紛或問題時,通過利用合同檔案時,使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來,能為企業(yè)在維護自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用,也就能讓領(lǐng)導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此,需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化,有明確的管理要求和保障措施,以便需要時,能準確、快速查找和安全利用。

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理,對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控,明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外,還需要加強管控合同前期談判文件,審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容,以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定、當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密,無論合同是否成立,不得泄露或使用。泄露或不正當?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失,應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密,如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密,對合同檔案中這些信息,要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則,自覺遵守保密原則,嚴格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍,在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源,服務于企業(yè)的各項工作

4、 加快信息化建設(shè),提升合同檔案管理的網(wǎng)絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播,而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天,通過檔案信息化建設(shè),把分散的信息以信息化的形式存儲起來,實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理,利用網(wǎng)絡連接手段提高資源利用率,實現(xiàn)信息資源共享。同樣,在企業(yè)合同管理工作中,采用先進的信息化技術(shù),對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡平臺的在線處理和管理,完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標,保證合同檔案信息的齊全、準確,也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng),從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢,但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強,合同變更或取消后,引起的一系列變化,都要進行更改;另外,對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

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